教務システムの導入によって得られる利点
2020年08月04日【文教】
近年、学校の競争力を高めるために、様々な視点からシステム化が求められています。これらのニーズに対応するために、多くの学校が教務・学生支援システムを導入、もしくは導入を検討されています。学校の競争力を高めるためには
『教育の質を高める』
『学生/生徒の利便性を高める』
『職員の事務処理の効率を上げる』
必要があります。
ここでは教務システムを導入することで得られる利点を具体的にご紹介していきたいと思います。
複雑な管理業務が一元的に処理できる
教務システム導入における最も大きな利点は、募集・入試から卒業・就職までの管理業務を横断的にカバーできることです。
例えば、入試管理、学籍管理、履修管理、出欠管理、成績管理、証明書発行、年度更新といった学校事務全般を一元的に取り扱うことが可能となるだけではなく、学生ポートフォリオとのデータ連係により、学生の目標管理や修学力向上にも寄与し、学生に対するサービス向上にも繋がります。
その他にも、複雑な履修規則などを全てデータ化できるため、履修制限の自動判定だけではなく、コースの新設や制度の変更、カリキュラムの改正にも容易に対応可能となります。また進級・卒業などの手続きも一括で処理できます。更にパラメータを変更することで、設定や制度の変更、計画などにも柔軟に対応可能となり、運用コストを大幅に削減できるといった利点もあります。
発生源入力による処理の効率化
教務システムが導入されるまでは、教務係ではカリキュラム、時間割、教室の割当、成績の記録、証明書の発行、授業料・奨学金の取り次ぎなどの仕事を、長い経験に裏付けられた特殊な知識によって、頭の中に様々なルールを思い浮かべながら判断して適切な処置を行っていました。また教員は「えんま帳」で学生の出欠や試験結果・成績の管理を行い、それを事務方へ提出するという手続きを行っていました。学生は履修登録をマークシートなどで行ったり、欠席日数を自分の手帳で管理していました。
教務システムを導入することにより、発生源入力が可能になります。発生源入力とは学生・教員・職員がそれぞれの立場でデータを入力した時点で、即座に相互にその結果を活用することが可能となる仕組みです。入力と同時にデータベースに反映され、様々なルールやロジックによってそのデータが加工されることによって実現されます。
これにより
・ 事務処理の標準化や透明化が進みます。
・ データの転記や二重入力が省かれることにより効率化が図られると共に、そのことに起因するミスがなくなります。
・ 常に最新の情報が確認でき、次になすべきことがすぐにわかるようになります。
・ 期末に集中しがちな処理も日常的に蓄積されていきます。
といったメリットが得られます。
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